DOKinform SAPconnector

Barcode/ Dokument verknüpfen

Mit dem DOKinform^® SAPconnector können Dokumente mit SAP Business Objekten
verknüpft (verlinkt) werden. Sobald dieser Link erstellt wurde, kann SAP das Dokument
zur Anzeige bringen.

Zusätzlich können für dieses Dokument Indexdaten aus SAP geholt und als Suchwerte
verwendet werden (siehe „Index download“).

Als Sonderfall ist die Verknüpfung über einen Barcode umsetzbar. Dieses Szenario
kommt z.B.: beim Erfassen eines Wareneingangs zu einer MM-Bestellung zum Einsatz.

Im DMS wird der Barcode für die weitere (automatische) Verarbeitung des Dokuments
verwendet.
FI Rechnung buchen

Der DOKinform^® SAPconnector unterstützt Sie bei der Buchung Ihrer FI Rechnungen
(z.B. Transaktion FB60) und nimmt Ihnen einen großen Teil der Handarbeit ab.

Mit Hilfe der im DMS bereits verfügbaren Daten zum Beleg (Kreditor, Datum, ext.
Referenz, Beträge, Steuerschlüssel, etc.) wird ein Workitem im SAP Business
Workplace erstellt. Der Anwender führt dieses Workitem aus und erfasst die
Kontierung in kurzer Zeit.

Zusätzlich können für dieses Dokument Indexdaten aus SAP geholt und als Suchwerte
verwendet werden (siehe „Index download“).
Index download

Die Verknüpfung der Dokumente zwischen Ihrem DMS und SAP erfolgt über einen
eindeutigen Schlüssel. Über diesen kann SAP das Dokument jederzeit zur Anzeige
bringen.

Um auch direkt in ELO mit sprechenden Daten einen SAP-Beleg finden zu können,
müssen die Indexdaten mit Daten aus SAP angereichert werden. Das geschieht
über den „Index download“.

Mit Hilfe dieser Daten kann Ihr DMS auch beliebige Aktenstrukturen aufbauen um
Dokumente in einem hierarchischen Baum darzustellen.

Im Standard werden Daten für die gängigsten SAP Business Objekte ausgeliefert,
diese können individuell ergänzt und erweitert werden.
MM Rechnung buchen

Buchen Sie mit Hilfe von DOKinform^® SAPconnector Ihre MM Rechnungen automatisch
(„dunkel“ / „blind“) ohne manuelle Eingaben in SAP.

Sofern das System im Zuge der Buchung einen Fehler feststellt, wird sofort ein
Workitem im SAP Business Workplace erstellt. Dieses ist bereits mit zahlreichen
Daten aus Ihrem DMS befüllt, der Anwender prüft den Beleg und kann die Buchung
manuell abschließen.

Zusätzlich können für dieses Dokument Indexdaten aus SAP geholt und als Suchwerte
verwendet werden (siehe „Index download“).
Stammdaten Download

Die Hoheit über die Stammdaten der Kreditoren und Debitoren liegt. i.d.R. beim SAP-
System. Oft benötigen auch andere Systeme, z.B. ELO oder DocXtractor, diese Daten,
um eigene Prozesse zu steuern, welche nicht direkt im Bezug zu SAP stehen.

Hier stellt der DOKinform^® SAPconnector alle oder alle ab einem bestimmten Zeitpunkt
neu angelegten bzw. geänderten Stammdaten zur Verfügung. Diese können entweder
sofort verwendet oder in einer SQL-Datenbank zwischengespeichert werden.

Auf diesem Wege können z.B. die Matchingdaten der Lieferanten (SFI_VENDOR) für
den ELO DocXtractor bereitgestellt und kontinuierlich aktualisiert werden.
Workitem erstellen

Direkt aus dem DMS kann ein Workitem im SAP Business Workplace erstellt werden.
Dieses kann mit Prozessdaten vorbefüllt werden und ermöglicht dem Anwender eine
schnelle und effektive Erfassung/ Bearbeitung in SAP.

Zum Einsatz kommt diese Vorgehensweise z.B.: beim Buchen von eingehenden
Rechnungen und Gutschriften.

Nutzen und Vorteile

DOKinform^® SAPconnector verbindet Ihr SAP System umfassend mit dem DMS/ ECM-System Ihrer Wahl.

Barcode/ Dokument verknüpfen

Mit dem DOKinform^® SAPconnector können Dokumente mit SAP Business Objekten verknüpft (verlinkt) werden. Sobald dieser Link erstellt wurde, kann SAP das Dokument zur Anzeige bringen.

Zusätzlich können für dieses Dokument Indexdaten aus SAP geholt und als Suchwerte verwendet werden (siehe „Index download“).

Als Sonderfall ist die Verknüpfung über einen Barcode umsetzbar. Dieses Szenario kommt z.B.: beim Erfassen eines Wareneingangs zu einer MM-Bestellung zum Einsatz.

Im DMS wird der Barcode für die weitere (automatische) Verarbeitung des Dokuments verwendet.

Workitem erstellen

Direkt aus dem DMS kann ein Workitem im SAP Business Workplace erstellt werden. Dieses kann mit Prozessdaten vorbefüllt werden und ermöglicht dem Anwender eine schnelle und effektive Erfassung/ Bearbeitung in SAP.

Zum Einsatz kommt diese Vorgehensweise z.B.: beim Buchen von eingehenden Rechnungen und Gutschriften.

MM Rechnung buchen

Buchen Sie mit Hilfe von DOKinform^® SAPconnector Ihre MM Rechnungen automatisch („dunkel“ / „blind“) ohne manuelle Eingaben in SAP.

Sofern das System im Zuge der Buchung einen Fehler feststellt, wird sofort ein Workitem im SAP Business Workplace erstellt. Dieses ist bereits mit zahlreichen Daten aus Ihrem DMS befüllt, der Anwender prüft den Beleg und kann die Buchung manuell abschließen.

Zusätzlich können für dieses Dokument Indexdaten aus SAP geholt und als Suchwerte verwendet werden (siehe „Index download“).

FI Rechnung buchen

Der DOKinform^® SAPconnector unterstützt Sie bei der Buchung Ihrer FI Rechnungen (z.B. Transaktion FB60) und nimmt Ihnen einen großen Teil der Handarbeit ab.

Mit Hilfe der im DMS bereits verfügbaren Daten zum Beleg (Kreditor, Datum, ext. Referenz, Beträge, Steuerschlüssel, etc.) wird ein Workitem im SAP Business Workplace erstellt. Der Anwender führt dieses Workitem aus und erfasst die Kontierung in kurzer Zeit.

Zusätzlich können für dieses Dokument Indexdaten aus SAP geholt und als Suchwerte verwendet werden (siehe „Index download“).

Stammdaten download

Die Hoheit über die Stammdaten der Kreditoren und Debitoren liegt. i.d.R. beim SAP-System. Oft benötigen auch andere Systeme, z.B. ELO oder DocXtractor, diese Daten, um eigene Prozesse zu steuern, welche nicht direkt im Bezug zu SAP stehen.

Hier stellt der DOKinform^® SAPconnector alle oder alle ab einem bestimmten Zeitpunkt neu angelegten bzw. geänderten Stammdaten zur Verfügung. Diese können entweder sofort verwendet oder in einer SQL-Datenbank zwischengespeichert werden.

Auf diesem Wege können z.B. die Matchingdaten der Lieferanten (SFI_VENDOR) für den ELO DocXtractor bereitgestellt und kontinuierlich aktualisiert werden.

Index download

Die Verknüpfung der Dokumente zwischen Ihrem DMS und SAP erfolgt über einen eindeutigen Schlüssel. Über diesen kann SAP das Dokument jederzeit zur Anzeige bringen.

Um auch direkt in ELO mit sprechenden Daten einen SAP-Beleg finden zu können, müssen die Indexdaten mit Daten aus SAP angereichert werden. Das geschieht über den „Index download“.

Mit Hilfe dieser Daten kann Ihr DMS auch beliebige Aktenstrukturen aufbauen um Dokumente in einem hierarchischen Baum darzustellen.

Im Standard werden Daten für die gängigsten SAP Business Objekte ausgeliefert, diese können individuell ergänzt und erweitert werden.

CIC / CRM Integration

Direkt aus dem DMS kann zu einem Geschäftspartner ein Eintrag im SAP CRM erstellt werden. Alle relevanten Datenfelder können automatisch gefüllt und mit Dokumenten aus dem DMS verknüpft werden.

Auf Wunsch können Kontakte später auch bearbeitet oder (nach Freigabe im DMS) gelöscht werden.